Il Regolamento (CE) n. 261 del 2004 è il principale strumento normativo dell’Unione Europea per tutelare i diritti dei passeggeri in caso di disservizi nei trasporti aerei. Stabilisce regole comuni in materia di compensazione e assistenza ai viaggiatori in caso di negato imbarco, cancellazione del volo o ritardo prolungato.

Nonostante la chiarezza del quadro normativo, molti passeggeri incontrano difficoltà nell’ottenere quanto spetta loro. Le incertezze interpretative, la poca familiarità con il testo di legge e la disinformazione alimentano un contesto in cui errori anche banali possono compromettere il successo della richiesta di rimborso.

Capire dove si annidano le insidie è il primo passo per evitarle e tutelare i propri diritti in modo efficace.

L’errore di presentare il reclamo alla compagnia sbagliata

Uno degli errori più diffusi riguarda l’identificazione della compagnia aerea responsabile. Spesso i passeggeri si rivolgono alla compagnia che ha emesso il biglietto o che gestisce l’agenzia di viaggio online, ignorando che il soggetto obbligato alla compensazione è sempre il vettore operativo, ossia la compagnia che ha effettivamente effettuato il volo.

Nel caso di voli in codeshare, dove più compagnie condividono lo stesso volo, la confusione è frequente. È quindi fondamentale verificare quale sia la compagnia che ha effettivamente operato il volo: principalmente quest’ultima sarà tenuta a rispondere di eventuali cancellazioni o ritardi all’arrivo di almeno tre ore, a meno che non si tratta di rimborso del biglietto o di  prenotazioni che includono voli in coincidenza, nel qual caso potrà essere chiamato in causa anche il vettore commerciale quale responsabile in solido.  

Tempi e modalità: quando la tempistica compromette tutto

Il Regolamento 261/2004 non impone una scadenza fissa entro cui presentare reclamo, ragion per cui spesso le compagnie respingono le richieste di rimborso ritenendole ingiustamente tardive. In effetti la giurisprudenza italiana non ha fatto ancora chiarezza sul punto, assumendo a volte posizioni penalizzanti per i passeggeri che si ricordano troppo tardi di richiedere l’indennizzo europeo.  

In linea di massima per non incorrere nell’eccezioni di tardività sollevate dai vettori è consigliabile presentare reclamo entro sei mesi dal volo, anche se il termine ordinario previsto dalla normativa internazionale a cui ancora molti Tribunali fanno riferimento è di due anni.

Anche la forma della richiesta è importante: un reclamo generico, privo di dettagli, documentazione o riferimenti precisi all’evento accaduto, rischia di essere ignorato o rigettato. In questi casi, affidarsi a un servizio specializzato come Rimborsovoli.it può fare la differenza per i passeggeri che ambiscono ad una tutela efficace e senza rischi.

La sottovalutazione delle cause del disservizio

Molti passeggeri accettano passivamente la spiegazione fornita dalla compagnia senza verificarne la fondatezza. Ad esempio, se viene comunicato che la cancellazione è dovuta a “circostanze eccezionali”, non sempre ciò corrisponde al vero, o comunque è discutibile. Alcuni vettori infatti utilizzano motivazioni generiche o pretestuose per evitare di pagare l’indennizzo previsto.

Il Regolamento 261 del 2004 è molto chiaro: solo eventi straordinari e imprevedibili, come condizioni meteorologiche estreme o scioperi, possono esonerare la compagnia aerea dal versamento dell’indennizzo. I guasti tecnici ordinari, le problematiche organizzative interne o la mancanza di personale, invece, non rappresentano una giustificazione sufficiente.

In questi casi, come evidenziano anche gli esperti di diritto della mobilità aerea, è sempre opportuno verificare i dati oggettivi relativi al volo, come quelli disponibili tramite i registri pubblici dell’aviazione civile o le piattaforme specializzate che tracciano i ritardi e le cancellazioni.

La rinuncia al rimborso per accettazione di bonus o voucher

Nel periodo post-pandemico, molte compagnie hanno iniziato a proporre ai passeggeri dei voucher di viaggio in alternativa al rimborso in denaro. Sebbene in alcuni casi questo possa rappresentare una soluzione comoda per chi intende viaggiare di nuovo, accettare un voucher significa quasi sempre rinunciare sempre al rimborso monetario.

Spesso il passeggero non è pienamente consapevole del fatto che l’accettazione del buono comporta la rinuncia alla compensazione pecuniaria, prevista dal Regolamento 261. Inoltre, i voucher hanno scadenze precise e possono essere soggetti a restrizioni sull’uso, riducendo la libertà di scelta.

Prima di accettare soluzioni alternative, è opportuno informarsi sui propri diritti e valutare se un servizio legale dedicato possa offrire un recupero più rapido e sicuro delle somme spettanti.

La mancanza di prove e documentazione a supporto

Un altro errore comune è presentare la richiesta senza fornire elementi probatori adeguati. Il Regolamento 261/2004 non richiede una forma specifica per l’invio della domanda, ma è fondamentale corredarla con ogni elemento utile: carta d’imbarco, conferma della prenotazione, comunicazioni ricevute dalla compagnia, screenshot, email o messaggi SMS.

In assenza di tali documenti, la compagnia aerea può facilmente respingere la richiesta, adducendo l’impossibilità di verificare quanto dichiarato. È quindi buona norma conservare tutto ciò che può dimostrare il proprio imbarco, l’orario effettivo del volo e la comunicazione del disservizio.

Molti passeggeri sottovalutano anche l’importanza della testimonianza diretta o dell’assistenza ricevuta in aeroporto, che può rappresentare un ulteriore elemento utile per ricostruire la dinamica dei fatti.

Perché farsi assistere da un servizio specializzato può essere determinante

Sebbene il Regolamento 261 del 2004 sia nato per essere uno strumento di tutela semplice e diretto, la pratica quotidiana dimostra che ottenere il rimborso spettante non è sempre un’operazione immediata. Le compagnie aeree, consapevoli della scarsa dimestichezza dei passeggeri con la normativa, spesso frappongono ostacoli o adottano comportamenti dilatori per evitare l’esborso economico.

Proprio per questo motivo, sempre più viaggiatori si rivolgono a servizi specializzati che operano in nome e per conto del passeggero. Noi di Rimborsovoli.it ci occupiamo di tutte le fasi della procedura, dalla redazione della richiesta fino al contenzioso giudiziario ove necessario.

Una gestione professionale della pratica, inoltre, consente di evitare quegli errori formali o sostanziali che possono compromettere il buon esito della richiesta. In molti casi, anche quando il rimborso sembra ormai fuori portata, è ancora possibile agire grazie alle competenze tecnice dei professionisti del settore.

I dati dimostrano che, con il giusto supporto, è possibile far valere i propri diritti anche contro compagnie aeree poco collaborative. Sapere quali sono gli errori da evitare è solo il primo passo per affrontare il viaggio con maggiore consapevolezza, sia prima di partire che quando si tratta di far valere le proprie ragioni al rientro.