Il Regolamento (CE) n. 261/2004 dell’Unione Europea rappresenta la principale norma di riferimento per i passeggeri che subiscono disagi aerei. Stabilisce il diritto a ricevere compensazioni economiche e assistenza in caso di cancellazioni, ritardi significativi o negato imbarco. Tuttavia, la realtà quotidiana mostra come una parte consistente delle richieste di indennizzo venga respinta. Le ragioni sono molteplici e non riguardano solo l’atteggiamento delle compagnie aeree, ma anche i limiti intrinseci della normativa e le lacune procedurali da parte dei viaggiatori.

Un quadro normativo chiaro ma non esaustivo

L’obiettivo del Regolamento è proteggere i passeggeri all’interno dell’Unione Europea, includendo i voli in partenza da aeroporti comunitari e quelli in arrivo operati da vettori europei. Questa estensione, sebbene ampia, non copre tutti i possibili disservizi. Ad esempio, se un volo è cancellato o subisce un ritardo a causa di circostanze eccezionali, come gravi emergenze sanitarie, eventi meteorologici estremi o disordini politici, la compagnia aerea può essere esonerata dal pagamento dell’indennizzo. È quindi fondamentale distinguere fra problematiche imprevedibili e fattori ordinari, come guasti tecnici o carenze organizzative, che invece non giustificano un rifiuto.

Molti viaggiatori, confidando in una tutela totale, presentano richieste anche quando il Regolamento non è applicabile. Questa incomprensione è tra le cause principali dei rimborsi respinti, poiché le compagnie possono appellarsi alla mancanza dei presupposti legali.

Quando il ritardo non basta

Uno dei casi più frequenti riguarda i ritardi. Non ogni ritardo, però, dà diritto a un risarcimento. Per ottenere un rimborso voli per ritardo aereo, è necessario che l’arrivo alla destinazione finale raggiunga o superi le tre ore rispetto all’orario previsto e che il problema non sia dovuto a circostanze straordinarie. Ritardi di minore entità, seppur fastidiosi, rientrano esclusivamente nel diritto all’assistenza, che può includere pasti, bevande e, in caso di attese particolarmente lunghe, un pernottamento a spese della compagnia.

Molti passeggeri non conoscono questa distinzione e, convinti di essere comunque tutelati, inviano reclami che vengono inevitabilmente rigettati. È quindi importante monitorare con precisione l’orario di arrivo effettivo e conservare tutte le prove a supporto.

Overbooking: un’eccezione prevista

La situazione è differente nel caso di overbooking, quando una compagnia vende più biglietti rispetto ai posti disponibili. In questo contesto il Regolamento è esplicito: il passeggero ha diritto a un indennizzo se non può imbarcarsi, salvo che accetti volontariamente alternative offerte dal vettore. È possibile rifiutare la proposta di viaggio successivo e chiedere anche il rimborso del biglietto, oltre a un compenso economico. Tuttavia, alcune compagnie cercano di ridurre l’esborso contestando, ad esempio, che il viaggiatore non si sia presentato in tempo al gate. Per questo è cruciale dimostrare di aver seguito tutte le procedure previste.

La prova del check-in e l’importanza dei documenti

Tra le condizioni spesso trascurate rientra la necessità di fornire documentazione completa. Un reclamo privo di carte d’imbarco, conferme di prenotazione, email ufficiali della compagnia o prove dell’orario effettivo di arrivo rischia di essere ignorato. Anche dettagli che sembrano marginali, come la conferma del check-in online, possono rivelarsi decisivi per dimostrare la presenza del passeggero e il rispetto delle regole di imbarco.

Conservare ogni documento – dai messaggi SMS agli screenshot delle app di tracciamento voli – è un passo essenziale per evitare che la mancanza di prove comprometta l’esito della richiesta. Senza questi elementi, la compagnia può facilmente opporre un rifiuto, affermando di non poter verificare la veridicità delle dichiarazioni.

Tempistiche e differenze tra ordinamenti

Il Regolamento 261/2004 non stabilisce un termine unico per presentare il reclamo, lasciando spazio alle legislazioni nazionali. In Italia, ad esempio, si fa spesso riferimento al limite biennale previsto dalle convenzioni internazionali, ma alcune decisioni giudiziarie hanno applicato scadenze più brevi. Chi attende troppo rischia quindi di vedere respinta la domanda per decadenza, anche se la normativa europea non prevede una prescrizione fissa. Presentare il reclamo entro pochi mesi dal disservizio è una strategia prudente che riduce sensibilmente il rischio di contestazioni.

Responsabilità del vettore operativo

Un altro motivo di rigetto frequente è la confusione tra vettore contrattuale e vettore operativo. Nei voli in codeshare, la compagnia che vende il biglietto non sempre coincide con quella che effettua materialmente il volo. Il Regolamento, però, individua come responsabile il vettore che ha operato la tratta. Presentare il reclamo alla compagnia sbagliata rallenta l’iter e può determinare la chiusura del procedimento. Verificare l’effettivo operatore del volo – informazione presente sulla carta d’imbarco e nella conferma di prenotazione – è un passaggio imprescindibile.

L’accettazione di voucher e buoni viaggio

Dopo la pandemia, molte compagnie hanno proposto ai passeggeri buoni viaggio come alternativa al rimborso in denaro. Sebbene possano sembrare una soluzione pratica per chi prevede di volare di nuovo, i voucher implicano quasi sempre la rinuncia alla compensazione pecuniaria prevista dalla legge. Inoltre, hanno scadenze e limitazioni che possono ridurre la libertà di utilizzo. Prima di accettare simili offerte è opportuno valutare attentamente le conseguenze, perché l’adesione può precludere la possibilità di richiedere un indennizzo economico.

L’importanza di un supporto professionale

Le compagnie aeree conoscono bene le aree grigie della normativa e talvolta oppongono resistenza anche a richieste pienamente fondate. Affidarsi a servizi legali o a società specializzate come Rimborsovoli.it permette di affrontare la procedura con maggiore sicurezza, evitando errori formali e aumentando le probabilità di successo. Professionisti esperti possono, ad esempio, reperire registri ufficiali sui ritardi, dimostrando che le motivazioni addotte dalla compagnia – come presunte “circostanze eccezionali” – non siano effettivamente valide.

Questa assistenza si rivela particolarmente utile quando la compagnia ignora le comunicazioni del passeggero o adotta strategie dilatorie, costringendo talvolta ad adire le vie legali. Un team esperto sa anche come far valere i diritti in tribunale, rispettando i tempi e le modalità procedurali previste.